Regulamento
Artigo 1.º
Âmbito
O presente regulamento define as regras gerais de acesso e de funcionamento da BioBIP – Bioenergy and Business Incubator of Portalegre (BioBIP).
Artigo 2º
Natureza
BioBIP – Bioenergy and Business Incubator of Portalegre é uma estrutura pertencente ao Instituto Politécnico de Portalegre (IPP), inserida na dinâmica do Parque de Ciência e Tecnologia do Alentejo (PCTA), vocacionada para a Incubação de empresas, preferencialmente de base tecnológica, em particular na área da bioenergia, e de outras relacionadas com as áreas formativas do IPP ou com o aproveitamento dos recursos da região.
Artigo 3º
Missão
BioBIP tem como missão o fomento e disseminação do empreendedorismo, do espirito empreendedor em toda a comunidade académica e tecido empresarial envolvente, apoiando o desenvolvimento de ideias de negócio inovadoras, visando a sua concretização e implementação com sucesso no mercado.
Artigo 4º
Recursos, espaços e equipamentos
1. BioBIP disponibiliza, no mesmo espaço físico, áreas individualizadas e serviços comuns, promovendo assim o melhor acolhimento aos promotores de projetos e ideias inovadoras, de base tecnológica e com elevado potencial de crescimento.
2.Para além da partilha de espaço físico, a BioBIP disponibiliza também serviços de suporte para facilitar a inserção das empresas no mercado empresarial, bem como o acesso privilegiado a um conjunto de entidades parceiras que disponibilizam o seu conhecimento.
3. A BioBIP inclui no conjunto da sua estrutura as seguintes áreas, que se complementam;
a) Incubadora de ideias e negócios – “BioBIP – IN” – Incubação de empresas, preferencialmente de base tecnológica (incluindo os espaços para empresas, espaço de coworking, gabinetes, salas de reuniões e restantes espaços de serviços comuns);
b) Centro de Bioenergia – “BioBIP – energia“ – Centro de experimentação semi-industrial, à escala piloto, com apoio laboratorial, de tecnologias na área da bioenergia, com utilização de áreas na nave industrial ou de espaços destinados a incubação, complementado com utilização dos recursos laboratoriais disponíveis no IPP.
c) FabLab – “BioBIP fab.lab” – Laboratório especializado na execução de protótipos 3D para novos produtos a diversas escalas e utilizando diferentes materiais, com disponibilização de apoio no desenho CAD, na modelação 3D e nos princípios de construção de protótipos.
4. São considerados espaços comuns da BioBIP:
a) Receção e zonas de circulação;
b) Salas de reuniões;
c) Copas e instalações sanitárias;
d) Sala de convívio;
e) Balneários;
f) Espaço para instalação de protótipos, maquetes e estruturas experimentais.
5.São espaços reservados para os empreendedores e de sua utilização exclusiva:
a) Salas de incubação;
b) Sala de coworking;
6. São serviços da BioBIP:
a) Disponibilização e acesso de forma responsável e aceitável de electricidade, água e internet;
b) Disponibilização de espaço para instalação de servidores e outros equipamentos informáticos;
c) Limpeza e manutenção dos espaços comuns e da sala de coworking;
d) Recebimento e distribuição de correio;
e) Vigilância geral das instalações;
f) Acesso a salas de formação e salas de reuniões mediante disponibilidade e marcação prévia;
g) Apoio na constituição de empresa;
h) Apoio e acompanhamento do negócio, com recurso a uma bolsa de mentores, constituída por docentes e investigadores do IPP e de personalidades externas de reconhecido prestígio técnico, científico e empresarial.
7. A BioBIP poderá, através de parcerias com entidades externas, facilitar o acesso aos seguintes serviços:
a) Consultoria sobre propriedade intelectual;
b) Apoio à constituição e legalização das empresas;
c) Contabilidade organizada;
d) Apoio jurídico;
e) Outros serviços.
8. Os promotores, empresas e seus colaboradores, instalados na BioBIP dispõem de acesso privilegiado ao conjunto dos recursos do IPP, em condições similares aos da restante comunidade académica.
Artigo 5.º
Estruturas de Gestão e Coordenação da BioBIP
1. A BioBIP disporá de um Conselho Estratégico, composto por:
a) Presidente do Instituto Politécnico de Portalegre, que a este também preside;
b) Coordenador institucional da Coordenação Interdisciplinar para a Investigação e Inovação (C3i);
c) Coordenador institucional do Gabinete de Empreendedorismo e Emprego (GEE)
d) Responsável do núcleo de investigação na área da Bioenergia da C3i
e) Responsável pelo grupo de trabalho do FabLab do IPP
f) Elementos externos, em número pelo menos igual ao dos oriundos do IPP, representativos de:
1) Municípios
2) Associações Empresariais
3) Entidades financiadoras / patrocinadores
4) Entidades com intervenção na área do emprego
5) Entidades associativas nas áreas tecnológicas preferenciais
6) Entidades parceiras ou das redes em que se integre a BioBIP
2. O Conselho Estratégico do BioBIP funcionará como órgão consultivo e reunirá ordinariamente uma vez por ano e sempre que solicitado pelo Presidente do Instituto Politécnico de Portalegre ou pela Direção.
3. A Direção da BioBIP é assegurada pelo Gabinete de Empreendedorismo e Emprego do IPP, cabendo-lhe a gestão global das atividades da BioBIP e do conjunto dos recursos materiais e humanos que se lhe encontrem adstritos.
4. A responsabilidade da Direção do BioBIP compreende:
a) A gestão dos espaços do edifício e suas ocupações;
b) A coordenação da manutenção e limpeza dos espaços e equipamentos de uso comum;
c) A gestão dos equipamentos e meios disponíveis;
d) A organização de reuniões de coordenação com responsáveis pelas restantes equipas e/ou espaços funcionais;
e) A gestão e apoio administrativo;
5. A “BioBIP – in”, o “BioBIP – Centro de Bioenergia“ e o “BioBIP FAB.LAB” poderão dispor de uma Coordenação própria e de responsáveis específicos de cada uma das áreas, podendo também estas dispor de normas específicas, em consonância com o presente Regulamento e as orientações globais definidas de acordo com o número anterior.
5.1. A coordenação da Incubadora de ideias e negócios “BioBIP – in” é da responsabilidade do GEE e compreende:
a) A captação de potenciais empresas para a utilização do espaço;
b) A dinamização de atividades empreendedoras;
c) O apoio e organização dos diferentes serviços disponíveis às empresas incubadas;
d) A realização de eventos e a representação do espaço;
e) A realização de campanhas promocionais;
f) A organização dos procedimentos das candidaturas.
5.2. A coordenação do “BioBIP – Centro de Bioenergia” é da responsabilidade do núcleo de Investigação na área da Bioenergia da C3i, que para o efeito nomeará um responsável, e compreende:
a) A gestão dos equipamentos existentes no “BioBIP – Centro de Bioenergia”, incluindo a responsabilidade pelo seu uso e manutenção;
b) A organização e controlo de gestão das matérias-primas necessárias para o bom uso das mesmas;
c) O apoio técnico ao funcionamento dos equipamento existentes;
5.3. A coordenação do “BioBIP fab.lab” é da responsabilidade do grupo de trabalho FabLab do IPP, que para o efeito deverá ter o seu responsável designado, e compreende:
a) A gestão dos equipamentos existentes no “BioBIP – fab.lab”, incluindo a responsabilidade pelo seu uso e manutenção;
b) A organização e controlo de gestão das matérias-primas necessárias para o bom uso das mesmas;
c) O apoio técnico ao funcionamento dos equipamentos existentes;
Artigo 6.º
Candidatos
Podem candidatar-se à Incubadora de ideias e negócios “BioBIP – IN”:
a) Titulares de ideias ou projetos com elevado potencial de crescimento, preferencialmente inovadores e de base tecnológica;
b) Micro/pequenas empresas, com elevado potencial de crescimento, preferencialmente inovadoras e de base tecnológica;
c) Empresas existentes e que queiram lançar novas unidades de negócio na região, com potencial de crescimento, preferencialmente inovadoras e de base tecnológica e que para tal necessitem de um curto período de tempo de incubação.
Artigo 7.º
Modelos de incubação
1. A Incubadora disponibiliza, consoante a tipologia do apoio necessário aos diferentes estados das empresas e projetos em desenvolvimento, 3 modos de incubação: pré-incubação, incubação e desenvolvimento empresarial.
2.1. Pré-incubação – consiste no período de tempo em que a Incubadora disponibiliza aos promotores dos projetos o apoio no desenvolvimento da ideia de negócio.
2.2. No processo de pré-incubação procura-se preparar os promotores e as empresas para passarem para a fase de incubação, pretendendo-se proporcionar aos promotores as melhores condições de sustentabilidade para o poder lançar o produto no mercado.
2.3. Durante o período de pré-incubação os promotores poderão utilizar as instalações da incubadora na vertente de cowork, aceder a serviços de consultoria especializados no desenvolvimento do produto/serviço, no acompanhamento no desenvolvimento da ideia, bem como a outros serviços especializados, com vista a formalização jurídica da empresa (apoio jurídico, apoio fiscal, formação, entre outros).
3.1. Incubação – No modo de incubação o promotor tem a possibilidade de usufruir de um espaço físico com vista à implementação e ou desenvolvimento empresarial de um projeto ou empresa, podendo também optar por Incubação Virtual ou em Coworking (“Incubadora services”).
3.2. Nesta fase, beneficiando das sinergias entre as empresas incubadas, mantém-se as condições privilegiadas, numa envolvente favorável, com vista ao aumento da competitividade das empresas incubadas.
3.3. Disponibiliza-se condições vantajosas no acesso a serviços especializados como contabilidade, consultoria, apoio jurídico entre outros.
3.4. A “BioBIP – IN” promoverá com os promotores reuniões periódicas com vista ao apoio e acompanhamento do negócio.
4.1. Desenvolvimento empresarial – Neste modo a incubadora disponibiliza aos promotores o apoio e acompanhamento do negócio contribuindo para a sua sustentabilidade futura fora do ambiente da incubadora.
4.2. Nesta fase a Incubadora continua a disponibilizar às entidades incubadas os mesmos serviços e o acesso a entidades especializadas nas áreas de contabilidade, consultoria, apoio jurídico, entre outros.
Artigo 8.º
Regimes de uso
1. Incubação física – A incubação de uma ideia de negócio ou de empresas em qualquer das fases descritas no artigo anterior utilizando os espaços físicos da “BioBIP – IN”
2. Incubação virtual – A incubação de um ideia de negócio ou empresas, com acesso a todos os serviços que a incubadora disponibiliza sem estarem instalados fisicamente na mesma. O projeto empresarial pode passar da incubação virtual para a incubação física, desde que exista espaço na incubadora e seja essa a vontade dos promotores.
3. “Incubadora services” – A utilização dos espaços ou serviços da incubadora por períodos de curta duração, inferiores a um mês.
Artigo 9.º
Tempo de incubação
1. Não existe limite temporal para a incubação de uma empresa, definindo-se 3 anos como prazo máximo de permanência em incubação física.
2. O prazo previsto no número anterior poderá ser excecionalmente prorrogado, a solicitação da empresa incubada e mediante aprovação da direção do BioBIP depois de ouvido o Conselho Estratégico.
Artigo 10.º
Apresentação de candidaturas
1. As candidaturas decorrem em contínuo.
2. As candidaturas à Incubadora deverão ser feitas através do preenchimento do formulário disponível no site da Incubadora em www.biobip.pt
3. A resposta à candidatura deve acontecer no prazo máximo de 30 dias, utilizando-se o seguinte procedimento
a) Análise e pré seleção dos projetos empresariais, efetuada pela direção, tendo em conta os critérios de avaliação;
b) As candidaturas com pré-avaliação positiva são apreciadas por uma comissão, designada pela direção, composta por 3 elementos conhecedores da área específica do projeto, indicados com recurso aos núcleos da C3i, a qual prepara um parecer fundamentado visando apoiar a decisão final, da responsabilidade do Presidente do IPP;
b.1) Para elaboração do parecer acima indicado, poderá a comissão, se assim entender necessário, realizar uma entrevista aos candidatos;
c) Comunicação de aceitação ou não aceitação da decisão via e-mail.
Artigo 11.º
Seleção de candidaturas
1. O projeto será analisado segundo os seguintes critérios de avaliação.
a) Inovação;
b) Potencial tecnológico ou de crescimento;
c) Realismo na apresentação da ideia e projeto;
d) Sustentabilidade financeira;
e)Potencial de aproveitamento da capacidade técnica e científica do IPP para apoio ao projeto.
2. São ainda critérios que valorizam a proposta os itens;
a) Produto ou serviço desenvolvido pelo promotor ou equipa de promotores;
b) Criação de postos de trabalhos;
c) Projeto que valorize os recursos endógenos da região;
d) Projetos que integrem alunos, diplomados ou colaboradores do Politécnico de Portalegre;
e) Projetos que integrem entidades parceiras do Politécnico de Portalegre
f) Projetos nas áreas das bioenergias, bem como da animação multimédia ou de outras áreas formativas do Politécnico de Portalegre
Artigo 12.º
Obrigações e responsabilidades
1. É obrigação dos promotores cumprirem este Regulamento bem como as disposições legais e as que constam do contrato de prestação de serviços assinado pelas partes.
2. Os promotores disponibilizam-se em participar nos eventos organizados pela Incubadora.
3. O espaço físico que está disponível a cada empresa destina-se exclusivamente à instalação da atividade para a qual foi feita a candidatura.
4. Os empreendedores ficam responsáveis por manter em bom estado de utilização o espaço e equipamentos que lhes são afetos, bem como todo o equipamento e mobiliário das áreas comuns da incubadora.
5. A direção da reserva-se o direito de verificar as condições de utilização dos espaços e dos equipamentos cedidos em qualquer altura.
6. Os promotores terão sempre a responsabilidade geral pelo zelo na segurança global das instalações da BioBIP.
7. Os promotores são entidades completamente autónomas do IPP, sendo responsáveis por todos os atos por si praticados, bem como com o cumprimento de toda a legislação em vigor na sua área de atividade.
8. As empresas incubadas têm a obrigação de fornecer todas as informações, incluindo informação contabilística sempre que a incubadora o solicite.
9. Os empreendedores devem ter a sua situação contributiva e tributária regularizada.
10. A BioBIP e o Instituto Politécnico de Portalegre não se responsabilizam por eventuais furtos ou danos causados aos materiais/equipamentos que se encontrem nas suas Instalações.
11. A BioBIP e o Instituto Politécnico de Portalegre não se responsabilizam por eventuais acidentes ou danos pessoais que ocorram nas suas instalações ou fora delas com os empreendedores ou os seus convidados.
Artigo 13.º
Regras de utilização dos equipamentos e dos espaços de uso comum
1. Todos os espaços comuns e equipamento devem ser mantidos limpos e em bom estado;
2. As salas de reunião estão disponíveis para as entidades incubadas mediante marcação prévia e disponibilidade;
3. Todos os utilizadores do espaço devem fazer uma utilização económica e ambientalmente responsável de todos os recursos, designadamente de águas, eletricidade e equipamento de climatização;
4. O acesso às instalações da BioBIP fora da hora normal de funcionamento deverá ser feito mediante as normas de segurança normais deste tipo de instalações e equipamentos, e mediante a utilização do sistema de controlo de acesso e sistema de alarme, nomeadamente, não se fazer acompanhar por pessoas estranhas à incubadora, não disponibilizar o código de acesso a terceiros, manter as instalações fechadas a entrada de terceiros e outros.
Artigo 14.º
Retribuição Financeira
1. Todos os apoios e serviços são prestados gratuitamente durante todo o período de Incubação, excepto aqueles que forem explicitamente mencionados no Anexo I;
2. A cedência do espaço de coworking é gratuita, na fase de pré-incubação, até ao limite de seis meses;
3. A utilização dos espaços será regulada por um contrato de prestação de serviços, no qual se considera um custo por m2 dependente da fase de incubação em que a empresa se encontra, em conformidade com o Anexo I
5. As utilizações das instalações descriminadas neste regulamento, previstas no contrato de prestação de serviços de acordo com a tabela de preços em vigor, serão faturadas no final de cada mês.
Artigo 15.º
Saída das empresas incubadas
1.As empresas devem sair da Incubadora quando:
a) Terminar o prazo previsto no artigo 9º;
b) Houver infração de algum dos artigos do presente regulamento ou do contrato de prestação de serviços;
c) Se verificar o incumprimento nos pagamentos ao IPP ou de qualquer prestação obrigatório ao Estado;
d) Se verificarem alterações significativas dos objetivos e da atividade que foram propostos para a incubação;
e) Se verificar a insolvência da empresa incubada;
f) Se verificar a não utilização dos espaços cedidos, sem justificação aceite, por período superior a quinze dias.
Os empreendedores deverão devolver os espaços ocupados no mesmo estado, designadamente de limpeza e conservação, em que os receberam.
Artigo 16.º
Confidencialidade
A BioBIP obriga-se a manter a mais estrita confidencialidade das informações a que tenha acesso através dos serviços que presta.
Artigo 17.º
Disposições Finais
  1. Todos os casos omissos ao presente documento devem ser alvo de apreciação pela direção.
  2. As reclamações referentes aos procedimentos da direção devem ser dirigidas ao Presidente do Instituto Politécnico de Portalegre
Aprovado pelo conselho de gestão do IPP  em 22.jun.2015 com o despacho 2015/90 Publicado em Diário da República, 2ª Serie no nº 135 de 14 de julho de 2015, com retificação no nº151 de 5 de agosto de 2015.